En la compra de flores frescas cortadas no solo es importante formular correctamente el pedido, sino también el momento en que se realiza, la disponibilidad real del producto y la etapa en la que se encuentra el proceso de compra.

Las flores no se compran a partir de un único stock disponible. Una parte del surtido puede confirmarse previamente con las fincas y otra puede adquirirse a través de las ofertas disponibles en el mercado abierto. Por eso, un pedido se va formando a lo largo de varios días: primero se determinan las posibilidades de los productores y, posteriormente, se completan las posiciones que faltan a medida que aparece producto disponible.

El momento de realizar el pedido forma parte del propio proceso de compra. Cuanto antes se definan los requisitos y se establezcan las prioridades, más posibilidades habrá de encontrar el surtido necesario, comparar diferentes ofertas y ajustar el pedido antes de la fecha de salida de las flores de las fincas.

Calendario de compra y realización de pedidos

El calendario de compra depende del horario de trabajo de las fincas. En condiciones normales, los departamentos comerciales trabajan de lunes a viernes, por lo que la mayor parte de las compras se realiza de lunes a viernes. Durante los periodos festivos, algunas fincas organizan ventas también durante el fin de semana, por lo que la compra puede realizarse igualmente el sábado y el domingo.

La entrega se organiza en el aeropuerto acordado y para la fecha previamente establecida. Para una compra planificada, se recomienda realizar el pedido aproximadamente una semana antes de la fecha prevista de salida de las flores de las fincas. Se trata de una referencia, no de un plazo mínimo obligatorio: el momento óptimo depende del destino, los horarios de los vuelos, la ruta, el volumen del pedido y los requisitos de entrega. Los responsables de cuenta orientan al cliente previamente sobre los plazos.

Si las posiciones necesarias están disponibles en el mercado en la cantidad requerida y el saldo del cliente es suficiente, el envío puede organizarse con mucha rapidez. Por ejemplo:

• viernes: compra de las flores a las fincas
• viernes por la tarde: entrega de las cajas en la agencia de carga
• sábado por la mañana: salida del vuelo
• domingo por la tarde: llegada a Ámsterdam.

Este es el plazo mínimo posible cuando se cumplen simultáneamente varias condiciones: el surtido está disponible en la cantidad necesaria, las fincas pueden entregarlo a la agencia de carga ese mismo día y los horarios y la disponibilidad de espacio en los vuelos permiten realizar esta ruta. Si hay poca mercancía disponible, el pedido es grande o algunas posiciones presentan escasez, el envío rápido no será posible o solo podrá realizarse parcialmente.

La velocidad de entrega no depende únicamente de la logística: primero es necesario comprar físicamente el surtido en el mercado. Por eso, los plazos de compra y los plazos de transporte no pueden analizarse por separado.

Cómo se forma y se ajusta un pedido

El cliente realiza el pedido indicando variedades, longitudes y cantidades. Se envían solicitudes a las fincas, que informan de qué posiciones pueden preparar, en qué cantidades, longitudes y a qué precio. La confirmación no siempre es completa: una posición puede confirmarse en su totalidad, otra parcialmente y una tercera puede no estar disponible con los parámetros requeridos; en ese caso, pasa a una búsqueda posterior.

El proceso funciona de la siguiente manera:

pedido del cliente → solicitudes a las fincas → confirmaciones preliminares → búsqueda de las posiciones faltantes en el mercado abierto → composición final → entrega

Realizar el pedido con antelación permite comenzar a trabajar con las fincas antes de que se inicie la compra activa del surtido disponible en el mercado abierto. Esto es especialmente importante para posiciones con alta demanda, producción limitada o parámetros poco habituales. Una confirmación preliminar no significa que el pedido esté completamente cerrado: algunas posiciones pueden permanecer abiertas hasta que aparezca en el mercado el producto adecuado.

Después de las confirmaciones preliminares, el pedido se convierte en una herramienta de trabajo que se ajusta en función de la situación del mercado. El cliente que desea participar activamente en la composición del pedido puede:

• consultar el estado del pedido en la página web
• realizar pedidos adicionales
• consultar la situación del mercado con los responsables de cuenta
• considerar posibles sustituciones
• tomar decisiones sobre las posiciones todavía no compradas
• si es necesario, flexibilizar las restricciones de longitud, de fincas o de precios máximos.

La participación activa del cliente no es un requisito para realizar una compra eficiente: si las prioridades, las sustituciones permitidas y los límites de precio se han definido previamente, el equipo de Daoflowers puede tomar decisiones operativas dentro de los parámetros establecidos.

No toda posición pendiente debe considerarse un problema. La falta de disponibilidad de determinadas posiciones puede ser una decisión estratégica. Por ejemplo, una posición sencilla puede dejarse deliberadamente sin comprar para utilizar posteriormente ese margen para adquirir una variedad con disponibilidad limitada. Comprar no significa simplemente cerrar todas las posiciones del pedido una tras otra, sino también gestionar prioridades en un mercado con precios y disponibilidad variables.

Mercado abierto y compra diaria

El pedido anticipado y el mercado abierto son dos partes de un mismo proceso de compra, y cada mecanismo cumple una función diferente:

Pedido anticipado — planificación de las posiciones necesarias y de disponibilidad limitada, con el máximo nivel de previsibilidad.

Mercado abierto — aprovechamiento de la disponibilidad actual y de las nuevas ofertas de las fincas.

Comunicación diaria — ajuste oportuno del pedido e información al cliente sobre nuevas oportunidades.

Las fincas proporcionan diariamente información sobre el surtido disponible. El sistema de Daoflowers compara estas ofertas con los pedidos en curso y utiliza las posiciones adecuadas para completarlos; si un producto no es necesario para los pedidos actuales, pasa a la plataforma web de ventas diarias de Daoflowers (disponible para usuarios autorizados).

Además de reaccionar a los cambios en las posiciones ya solicitadas, Daoflowers monitoriza diariamente nuevas ofertas —nuevas variedades, posiciones interesantes y limitadas, precios atractivos— y comunica estas oportunidades al cliente, incluso cuando la posición no formaba parte del pedido inicial. Precisamente este tipo de avisos permite en muchos casos añadir al pedido una novedad interesante.

Las ofertas diarias cambian constantemente, por lo que su disponibilidad no puede considerarse un stock fijo: otro cliente puede comprar el producto, la finca puede modificar el volumen disponible o la oferta puede dejar de estar disponible durante el mismo día.

Cuándo aparecen las ofertas en nuestra plataforma web de ventas diarias

• Kenia: aproximadamente de 9:00 a 13:00, hora de Kenia
• Ecuador y Colombia: aproximadamente de 7:00 a 11:00, hora de Ecuador/Colombia (es decir, aproximadamente 5 horas después del flujo de ofertas de Kenia).

Se trata de una referencia y no de un horario fijo: la hora de aparición depende del momento en que cada finca comunica la disponibilidad. A lo largo del día pueden cambiar el surtido, los volúmenes y los precios. Por eso, el mercado abierto debe entenderse no como una única actualización, sino como un flujo dinámico de ofertas que se desarrolla durante el día.

No todo el surtido está disponible en el mercado abierto

El mercado abierto ofrece un surtido amplio, pero no todas las posiciones están disponibles para una compra inmediata. Todo depende de los planes de producción, la temporada y los volúmenes disponibles. Algunas posiciones pueden requerir tiempo adicional para su preparación.

Se recomienda planificar mediante pedido anticipado:

• hortensias de Colombia
• determinadas posiciones de Etiopía
• flores exóticas de Sudáfrica
• peonías de temporada de Chile
• la mayoría de las posiciones tinturadas específicas.

La diferencia entre el pedido anticipado y el surtido disponible en el mercado abierto no es absoluta: por ejemplo, la rosa Blue Mondial puede aparecer ocasionalmente entre las ofertas diarias, pero no es posible garantizar una disponibilidad regular de la mayoría de las posiciones tinturadas no estándar en el mercado abierto. Si una posición de este tipo es imprescindible para el pedido, es recomendable incluirla en el pedido anticipado, lo que permite reservar previamente el volumen con las fincas.

Este ejemplo muestra claramente la diferencia entre que un producto esté disponible hoy y que pueda planificarse su compra para una fecha concreta. El mercado abierto permite comprar una posición cuando aparece, pero no garantiza que estará disponible precisamente cuando el cliente la necesite.

El pedido marca la dirección de la compra, mientras que el seguimiento diario del mercado y la comunicación con el cliente y las fincas permiten completar y ajustar el pedido teniendo en cuenta la disponibilidad real y las oportunidades que ofrece el mercado.